E-Mail Archivierung

Rechtssichere Archivierung nach den GoBD

E-Mail Archivierung nach GoBD

 

Eine mangelhafte oder fehlende Archivierung – und dies gilt auch für E-Mails – ist grundsätzlich mit einer Nichterfüllung der Buchführungspflicht gleichzusetzen. Diese kann als Ordnungswidrigkeit bis hin zur Steuerhinterziehung geahndet werden. Deliktisches Handeln kann nach Paragraph 283 StGB mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe betraft werden. Beim Verdacht der Steuerhinterziehung nach Paragraph 370, AO, kann das zu einer Freiheitsstrafe von bis zu zehn Jahren führen.

GoBD-Übergangsfrist endet zum 31.12.2016

Zum 31.12.2016 endet die Übergangsfrist zur konsequenten Umsetzung der GoBD-Richtlinie, d.h. ab dem 01.01.2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt. Jeder Unternehmer und somit auch jede Zahnarztpraxis muss also spätestens ab dem 01.01.2017 die Anforderungen gemäß GoBD erfüllen und jeglichen digitalen Geschäftsverkehr, wie z.B. Kostenvoranschläge, Angebote, Rechnungen oder Geschäftsbriefe die per E-Mail gesendet oder empfangen werden, archivieren!

Wofür steht die Abkürzung GoBD?

Die Abkürzung steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Mehr Informationen zu den GoBD erfahren Sie auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums.

Gemäß den GoBD ist ab 01.01.2017 die elektronische Archivierung von E-Mails und digitalen Geschäftsbriefen für jeden Selbstständigen und damit auch für jede Praxis unumgängliche Pflicht!

Was bedeuteten die GoBD nun konkret für Ihre Zahnarztpraxis?

In den seit 01.01.2015 geltenden GoBD wird beschrieben, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung samt aller sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen in Unternehmen vorstellt, wenn diese mit Hilfe von Software und IT-Systemen erstellt wurden. So sind unter anderem bei der Archivierung von Geschäftsunterlagen nun auch sämtliche elektronischen Dokumente, wie z.B. E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt im Rahmen der Aufbewahrungspflicht zu berücksichtigen und rechtssicher zu archivieren.

Mit unseren leistungsfähigen E-Mail Archivierungslösungen setzen Sie die Anforderungen der GoBD spielend einfach und ohne zusätzlichen Aufwand um. Wir kümmern uns um die rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mail Korrespondenz und erarbeiten zusammen mit Ihnen ein maßgeschneidertes Konzept.

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